Existindo desde 2017, a carteira digital surgiu com a lei da liberdade econômica, substitui a carteira física, ainda não é muito popular. Porém, desde 2019 a carteira física não está mais sendo emitida e nem é mais necessária na grande maioria dos casos.
No momento da contratação, apenas com número do CPF do colaborador, o empregador faz a transmissão para o eSocial e, assim, substitui a antiga anotação na CTPS, de acordo com a Portaria SEPRT Nº 1065 de 23 de setembro de 2019 e Portaria Nº 1.195, de 30 de outubro de 2019.
Anteriormente à digitalização da carteira de trabalho, os trabalhadores enfrentavam alguns problemas com a CTPS em papel como a necessidade de solicitar uma segunda via do documento quando não havia mais espaço para registros, ou ainda em caso de perda ou deterioração do documento. Além da dificuldade de emitir uma nova carteira, existia a perda de informações.
Já nas empresas, o problema mais comum era o vai e vem com a carteira do colaborador, uma vez que a empresa precisava recolher o documento para fazer qualquer anotação sobre a vida profissional do funcionário. Além do curto prazo para fazer as anotações.
Como funciona a Carteira digital?
A carteira de trabalho digital para o empregador funciona da mesma forma que para os funcionários: as empresas deverão fazer todas as admissões, demissões e anotações por meio da internet, o que facilita bastante esse processo.
Outra questão importante é que na carteira de trabalho online, diferente da carteira física, não existe uma numeração específica, assim, a empresa consegue fazer todas as transações utilizando apenas o CPF do colaborador, sem precisar da carteira para realizar anotações de forma física.
Como podemos ver, a digitalização da carteira trouxe muitos benefícios para os dois lados da contratação. As empresas não precisam mais que o colaborador traga os documentos físicos e nem precisa fazer o cadastro na carteira online, basta o envio da obrigação do eSocial, diminuindo erros e fraudes. Para o trabalhador, é possível acessar as informações de maneira mais rápida sempre que for necessário, além de ter acesso aos benefícios através do aplicativo, sem precisar ir em agências ou enfrentar filas.
Se o trabalhador já tem a CTPS física, o que acontece?
Deverá mantê-la, pois continua sendo um documento para comprovar o tempo de trabalho anterior. Mesmo com a Carteira de Trabalho digital podendo mostrar contratos de trabalho antigos (dos anos oitenta, por exemplo), é importante conservar o documento original.
O que muda é que, daqui para frente, para todos os contratos de trabalho (novos ou já existentes), todas as anotações (férias, salário, etc.) serão feitas apenas eletronicamente e você poderá acompanhá-las de qualquer lugar pelo aplicativo ou pela internet.
Sou empregador, devo solicitar a carteira física? Serei multado?
Não. Você não será multado, visto que as antigas anotações na CTPS (antigamente chamado de assinar a carteira) deverão ser informadas através do eSocial. Seu contador enviará eletronicamente todas as informações admissionais e o funcionário vai acompanhar através do site do Ministério do Trabalho ou do aplicativo da CTPS digital.
O único cuidado necessário é que você (ou seu contador) observe o prazo de envio das informações relativas à contratação. O seu funcionário poderá ver o contrato de trabalho na Carteira de Trabalho digital 48 horas após o envio da informação por você. Caso ele constate alguma divergência entre o que vocês acordaram e a informação da Carteira de Trabalho digital ele poderá solicitar que você corrija as informações enviadas.
Quem pode fazer a CTPS digital?
Qualquer pessoa inscrita no Cadastro de Pessoas Físicas – CPF. Siga este passo a passo:
1-No primeiro acesso, deve-se clicar em “Entrar” e fornecer seu cadastro na plataforma Cidadão.br: ela pertence ao DATAPREV e também é usada para agendamentos no INSS;
2- Inserir as informações pessoais (data de nascimento, número de celular, nome completo, CPF, etc.);
3- Clicando em “Próximo”, é preciso registrar uma senha e esse login é o mesmo solicitado no app CTPS Digital;
4- Assim que acessar, as telas a seguir aparecerão somente no momento do primeiro acesso:
5- Em seguida, irá aparecer a tela com o botão “Entrar”;
6- Nas telas seguintes, será necessário primeiro digitar o CPF. Quem já realizou anteriormente o cadastro no acesso.gov.br, Sine Fácil ou no Meu INSS, precisará apenas colocar o CPF. Clicar em Próxima > continuar > digitar sua senha > Autorizar o uso de dados pessoais;
7- Caso você não tenha cadastro, será necessário clicar em “Crie sua conta” e seguir os passos conforme telas abaixo, bem simples e intuitivo;
8- Após este procedimento de criação de senha no acesso.gov.br, acesse novamente o aplicativo, digite seu CPF e a senha cadastrada, e clique em “Entrar”;
9- Em seguida, você acessará as telas da sua Carteira de Trabalho Digital, tela principal contendo as três últimas movimentações de seu último vínculo, bem como seus dados pessoais referentes à base de dados do Cadastro de Pessoa Física – CPF.
As atualizações na carteira de trabalho agora são através do envio do eSocial, contudo, elas não aparecem de imediato na carteira digital pois, após a transmissão para o eSocial, existe um tempo para o processamento dos dados até que o funcionário possa visualizar a nova informação.
Até os dados relacionados à demissão são enviados pelo eSocial como na admissão, não sendo mais necessário levar a carteira de trabalho física para dar baixa no contrato.
Lembre-se! A emissão da Carteira de Trabalho Digital não exclui a validade do seu documento físico. Guarde sua carteira de trabalho comum para ter acesso aos registros mais antigos e para ter acesso às anotações como férias e dados sobre seu 13º salário.
A carteira de trabalho digital veio para desburocratizar diversos processos e foi um grande avanço, otimizando as rotinas e facilitando processos, inclusive nesse momento de pandemia, mostrando cada vez mais a digitalização da contabilidade e o quanto estamos utilizando pouco papel.
A digitalização é uma realidade ao nosso redor e a contabilidade está cada vez mais conectada, passando por avanços constantes. A tecnologia é uma aliada do contador e fundamental para o crescimento da sua empresa.
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FONTE: SIEG.COM
